Datenschutz & Sicherheit
Stand der Angaben: 22.10.2026 · Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, Fassung 2.0.0
Diese Seite erklärt in einfachen Worten, was mit den Daten Ihres Betriebs und Ihrer Anrufer bei BRELYNT passiert: wo sie liegen, wer sie verarbeitet, wie lange sie bleiben und wie wir sie schützen. Rechtlich verbindlich sind die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und unsere Datenschutzerklärung.
Das Wichtigste in Kürze
- Datenbank in FrankfurtDie Daten Ihres Betriebs liegen in einer Datenbank im Rechenzentrum Frankfurt am Main, das Portal läuft auf einem Server in Deutschland. Einige Dienste – etwa Sprachverarbeitung und KI – sitzen in den USA; welche das sind, steht unten offen in der Tabelle.
- Keine TonaufnahmeMerle hört zu und antwortet, speichert das Gespräch aber nicht als Ton. Was bleibt, ist der Text: der Wortlaut beim Sprachdienst und eine kurze Gesprächsnotiz im Portal.
- KI-Hinweis immer anMerle sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass hier eine KI-Assistenz spricht. Diesen Hinweis schalten wir auch auf Wunsch nicht ab.
- Jeder Betrieb für sichDie Datenbank trennt die Daten jedes Betriebs. Ein automatischer Test prüft bei jeder Änderung, dass kein Betrieb Daten eines anderen sieht.
- Kurze FristenGesprächstexte und Gesprächsnotizen werden nach 30 Tagen gelöscht. Was Sie selbst in Kunden oder Aufträge übernehmen, bleibt, bis Sie es löschen.
- Ehrlicher StandWo ein Vertrag mit einem Dienstleister noch abgeschlossen wird oder eine Angabe noch nicht belegt ist, steht hier in Abschluss oder wird geprüft – nicht mehr und nicht weniger.
Wie lange Daten bleiben
Diese Fristen gelten für neue Betriebe als Standard. Welche Frist bei Ihnen eingestellt ist, sehen Sie im Kundenportal unter Einstellungen › Datenschutz.
| Datenart | Frist | Hinweis |
|---|---|---|
| Tonaufnahme des Gesprächs | keine Aufnahme | Sprache wird nur während des Gesprächs in Text umgewandelt. |
| Gesprächstext (Wortlaut) beim Sprachdienst | 30 Tage | Einstellung je Assistenz bei ElevenLabs; Umstellung aller Assistenzen auf 30 Tage läuft. |
| Gesprächsnotiz und erfasste Angaben im Portal (Zusammenfassung, Name, Anliegen, Rückrufnummer) | 30 Tage | Danach bleiben nur Zeitpunkt, Dauer, Rufnummer und Ergebnis (z. B. „Termin“) für Abrechnung und Statistik. Frist je Betrieb einstellbar. |
| Was der Betrieb in Kunden, Aufträge oder Termine übernimmt | bis der Betrieb es löscht | Diese Daten pflegt der Betrieb selbst; spätestens Löschung nach Vertragsende. |
| Zeitpunkt, Dauer, Rufnummer eines Anrufs | Vertragsdauer | Für Minutenabrechnung und Nachweis; Löschung nach Vertragsende. |
| Ergebnis der KI-Qualitätsauswertung | Vertragsdauer | Nur Kategorien und Noten, keine Namen, Nummern oder Zitate. |
| Rechnungen und Buchungsbelege | 10 Jahre | Gesetzliche Aufbewahrung (§ 147 AO, § 257 HGB); Voreinstellung der Plattform. |
| Dokumente in der Ablage | je Ablagekategorie | Frist je Kategorie im Portal hinterlegt und dort sichtbar. |
| Fahrzeugortung | 90 Tage | Standard, je Betrieb einstellbar. |
| Standbilder der Überwachung | 72 Stunden | Höchstens 10 Tage; gesicherte Ereignisse mit Begründung höchstens 90 Tage. |
| Sicherungskopien | bis rund 6 Monate | Gelöschte Daten verschwinden zeitversetzt aus den rollierenden Sicherungen. |
| Alle Daten nach Vertragsende | 30 Tage | In dieser Zeit Export auf Wunsch, danach Löschung, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. |
Gelöschte Daten verschwinden zeitversetzt auch aus den verschlüsselten Sicherungskopien. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Rechnungen, gehen den Fristen vor.
Wer Daten für uns verarbeitet
Diese Unternehmen setzt BRELYNT als Unterauftragsverarbeiter ein. Manche sind nur beteiligt, wenn Sie die jeweilige Funktion nutzen – das steht in der Spalte „Leistung“.
| Anbieter | Leistung | Daten | Serverstandort | Grundlage Drittland | Datenhaltung | Vertrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| STRATO STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland | Server für Kundenportal, Betreiberanwendung, Schnittstellen und Website; E-Mail-Postfächer; verschlüsselte Sicherungskopien auf dem Server | alle Daten im Durchlauf, Serverprotokolle (IP-Adressen), verschlüsselte Sicherungen | Deutschland | nicht erforderlich (EU) | Serverprotokolle kurzfristig; Sicherungen rollierend, höchstens rund sechs Monate | in Abschluss |
| Supabase Supabase, Inc., USA | Datenbank, Anmeldung und Dateiablage der Plattform | alle in der Plattform gespeicherten Daten: Betriebe, deren Kunden, Aufträge, Belege, Anrufzeilen, Zugangsdaten | Frankfurt am Main, Deutschland (Region eu-central-1) | Daten liegen in Frankfurt; für Zugriffe aus Drittländern (Wartung, Unterstützung) Standardvertragsklauseln laut Auftragsverarbeitungsvertrag von Supabase – Ablage wird geprüft | für die Vertragsdauer nach den Löschfristen dieser Vereinbarung | in Abschluss |
| ElevenLabs Eleven Labs Inc. (ElevenLabs), USA; Niederlassung Eleven Labs Poland sp. z o.o., Warschau, Polen | Telefonassistenz Merle: Spracherkennung, Stimme, Gesprächsführung, Speicherung des Gesprächstextes (nur bei Telefonassistenz Merle) | Rufnummer, gesprochene Sprache (nur in Echtzeit), Gesprächstext, alles im Gespräch Genannte, erfasste Felder | USA | wird geprüft (Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln) | Gesprächstext 30 Tage, keine Tonaufnahme (Einstellung je Assistenz; Umstellung aller Assistenzen auf 30 Tage läuft) | in Abschluss |
| Sprachmodelle über ElevenLabs Google (Gemini) und OpenAI (GPT) – über ElevenLabs, Google LLC bzw. OpenAI, USA | Sprachmodell, das ElevenLabs für Merles Antworten einbindet: derzeit Google Gemini; nur bei einer Störung springt ein Ersatzmodell ein (derzeit OpenAI GPT-4.1 mini, danach Google Gemini Flash-Lite) (nur bei Telefonassistenz Merle) | Gesprächstext während des Gesprächs | wird geprüft | Unterauftragsverarbeiter von ElevenLabs; ob der Vertrag mit ElevenLabs sie erfasst, wird geprüft | wird geprüft | wird geprüft |
| Twilio Twilio Ireland Limited, Dublin, Irland (Konzernmutter Twilio Inc., USA) | Rufnummern, Verbindung der Anrufe, SMS (Notfall-SMS an den Betrieb, Terminerinnerungen) (nur bei Telefonassistenz Merle und SMS-Funktionen) | Rufnummern, Zeitpunkt und Dauer, SMS-Text und Empfängernummer | Irland und teilweise USA | wird geprüft (Data Privacy Framework der Twilio Inc. bzw. Standardvertragsklauseln im Twilio-Vertrag) | Verbindungsdaten, solange für Abrechnung und Missbrauchsschutz nötig; SMS-Inhalte: wird geprüft | in Abschluss |
| Cal.com Cal.com, Inc., San Francisco, USA | Terminbuchung: Merle fragt freie Zeiten ab und bucht Termine (nur bei Terminbuchung durch Merle) | Name, Rufnummer, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Termin, kurze Notiz zum Anliegen | EU-Instanz (cal.eu) bzw. USA (cal.com) je Kalenderkonto – wird geprüft | wird geprüft (Standardvertragsklauseln) | bis zur Löschung des Termins | in Abschluss |
| Anthropic Anthropic, PBC, San Francisco, USA | KI-Funktionen der Plattform: Qualitätsauswertung der Anrufe (vorher geschwärzt, abwählbar), Belegvorschlag, Angebotsvorschlag, KI-Assistent im Portal, automatische Zuordnung (nur bei Nutzung der KI-Funktionen) | geschwärzte Gesprächstexte; Eingangsbelege; Auftragsangaben und Texte, die zur Bearbeitung übergeben werden | USA | wird geprüft (Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungszusatz der gewerblichen Bedingungen von Anthropic) | nur für die einzelne Anfrage; Aufbewahrungsdauer beim Anbieter wird geprüft | wird geprüft |
| Brevo Sendinblue SAS (Brevo), 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich | E-Mail-Versand: Anmeldung, Anrufnotizen, Benachrichtigungen, Angebote und Rechnungen | E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der E-Mail, Zustellstatus | EU | nicht erforderlich (EU); Unterauftragnehmer von Brevo werden geprüft | Versandprotokolle nach den Fristen von Brevo – wird geprüft | in Abschluss |
| Google Maps Google Ireland Limited / Google LLC (Google Maps Platform), Dublin, Irland / USA | Routenplanung zu Einsatzorten (Abruf nur vom Server) (nur bei Routenplanung) | Adressen bzw. Koordinaten der Einsatzorte | weltweit | wird geprüft (Data Privacy Framework der Google LLC bzw. Google-Vertragsbedingungen zur Datenverarbeitung) | wird geprüft | wird geprüft |
| Sicherung außer Haus Anbieter für Sicherung außer Haus und Ersatzserver, noch nicht beauftragt – ausschließlich ein Anbieter mit Rechenzentrum in der EU | zweite, verschlüsselte Kopie der nächtlichen Sicherung; Ersatzserver für den Notfall | Sicherungen, vor dem Hochladen verschlüsselt (der Anbieter kann sie nicht lesen) | EU | nicht erforderlich (EU) | rollierend wie die Sicherungen, höchstens rund sechs Monate | wird geprüft |
Nur wenn Sie es selbst verbinden
Diese Dienste verbinden Sie mit Ihrem eigenen Konto. Dann gilt Ihr Vertrag mit dem jeweiligen Anbieter; BRELYNT setzt sie nicht als Unterauftragsverarbeiter ein.
| Dienst | Wofür | Vertrag |
|---|---|---|
| Google Kalender | Abgleich von Terminen | Vertrag des Betriebs mit Google |
| Microsoft Outlook / Microsoft 365 | Abgleich von Terminen | Vertrag des Betriebs mit Microsoft |
| WhatsApp (Meta) | WhatsApp-Nachrichten im Posteingang | Vertrag des Betriebs mit Meta |
| Eigenes Postfach (IMAP/SMTP) | E-Mails im Posteingang abrufen und versenden | Vertrag des Betriebs mit seinem E-Mail-Anbieter |
| Eigenes Stripe-Konto | Online-Bezahlen von Rechnungen durch Kunden des Betriebs | Vertrag des Betriebs mit Stripe |
| Großhändler-Schnittstellen | Artikeldaten und Bestellungen | Vertrag des Betriebs mit dem Großhändler |
Außerdem lädt die Fahrzeugkarte im Portal Kartenkacheln direkt von OpenStreetMap; dabei sieht der Kartendienst Ihre IP-Adresse und den Kartenausschnitt. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Wie wir Daten schützen
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO – zu jeder Maßnahme ein Satz, was sie bedeutet.
| Bereich | Maßnahme | Was das bedeutet |
|---|---|---|
| Trennung je Betrieb | Zeilenbasierte Sicherheitsregeln (Row Level Security) in der Datenbank, automatisierte Tests | Jeder Datensatz trägt die Kennung seines Betriebs; die Datenbank selbst gibt nur Zeilen des eigenen Betriebs heraus, und ein automatischer Test prüft bei jeder Änderung, dass Betrieb A weder lesend noch schreibend an Daten von Betrieb B kommt. |
| Zugang | Persönliche Benutzerkonten, Kennwortregeln, Zwei-Faktor-Anmeldung | Jede Person meldet sich mit eigenem Konto an; ist ein zweiter Faktor (Authenticator-App) eingerichtet, verlangt das Portal ihn bei jeder Anmeldung, und die Dienstkonten des BRELYNT-Teams bei den Anbietern sind mit Mehr-Faktor-Anmeldung geschützt. |
| Rollen und Rechte | Rollen je Betrieb, Plattformrollen nur durch den Inhaber änderbar | Mitarbeitende sehen nur, was ihre Rolle erlaubt, und die Rechte des BRELYNT-Teams kann nur der Plattform-Inhaber ändern – erzwungen in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche. |
| Verschlüsselung | TLS auf allen Verbindungen; verschlüsselte Sicherungen; Tresor für Zugangsdaten | Daten reisen nur verschlüsselt (HTTPS), Sicherungskopien werden vor dem Speichern verschlüsselt, und Zugangsdaten zu verbundenen Konten liegen verschlüsselt in einem eigenen Tresor statt im Klartext. |
| Geheimnisse | Schlüssel nur auf dem Server, Prüfung auf offengelegte Schlüssel | API-Schlüssel stehen nur in einer geschützten Datei auf dem Server, nie im Programmcode oder im Browser; ein Prüfskript und ein Scanner im Prüflauf schlagen an, wenn doch einer auftaucht. |
| Protokoll | Änderungsprotokoll, das nur ergänzt werden kann | Sicherheits-, rollen- und abrechnungsrelevante Änderungen werden in einem Protokoll festgehalten, das die Datenbank gegen nachträgliches Ändern und Löschen sperrt. |
| Anbieter nur über das Backend | Dienstleister werden ausschließlich vom Server aus angesprochen | Telefonie, Sprachassistenz, E-Mail, Zahlung und KI werden nur über Schnittstellen im Backend aufgerufen; Ihr Browser hat keine Schlüssel und spricht diese Dienste nicht direkt an. |
| Eingehende Meldungen | Signaturprüfung für Webhooks | Meldungen von Telefonie- und Sprachdienst werden nur angenommen, wenn ihre Signatur stimmt; unsignierte Zustellungen werden verworfen, bevor etwas gespeichert wird. |
| Datensparsamkeit | Keine Tonaufnahme, Schwärzung vor der KI-Auswertung | Gespräche werden nicht als Ton gespeichert, und vor der Qualitätsauswertung werden Namen, Rufnummern, Anschriften und E-Mail-Adressen entfernt; gespeichert werden davon nur Kategorien und Noten. |
| Sicherung | Nächtliche verschlüsselte Sicherung, Wiederherstellungstest | Datenbank und Dateien werden jede Nacht verschlüsselt gesichert (7 tägliche, 4 wöchentliche, 6 monatliche Stände), mit einem Prüfskript wird eine Sicherung probeweise in eine leere Datenbank zurückgespielt und mit den Zeilenzahlen verglichen. |
| Test und Entwicklung | Getrennte Umgebungen, Musterdaten | Entwickelt und getestet wird mit erfundenen Musterdaten in eigenen Umgebungen, nicht mit Daten echter Betriebe oder Anrufer. |
| Änderungen am System | Automatische Prüfungen und Rückfall beim Ausrollen | Jede Änderung durchläuft Typprüfung, Tests und Sicherheitsprüfungen; schlägt die neue Fassung nach dem Ausrollen fehl, läuft automatisch wieder die alte. |
| Erreichbarkeit | Überwachung der Dienste | Eine externe Überwachung prüft regelmäßig, ob Portal und Schnittstellen antworten, und meldet Störungen an das BRELYNT-Team. |
| Personal | Verpflichtung auf Vertraulichkeit | Wer beim Auftragnehmer mit Ihren Daten arbeitet, wird vor Beginn schriftlich auf Vertraulichkeit verpflichtet und zum Datenschutz unterwiesen. |
Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
Für die Daten Ihrer Anrufer und Kunden sind Sie verantwortlich, BRELYNT verarbeitet sie in Ihrem Auftrag. Das regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sie stimmen ihr bei der Registrierung zu; Zeitpunkt und Fassung werden gespeichert.
Sie möchten eine von beiden Seiten unterschriebene Fassung? Die bekommen Sie auf Wunsch über das Kundenportal (Einstellungen › Datenschutz) oder per Nachricht an info@brelynt.de.
Fragen
Fragen zum Datenschutz beantwortet das BRELYNT-Team unter info@brelynt.de. Diese Seite ist eine Übersicht und keine Rechtsberatung; lassen Sie Ihre eigene Datenschutzerklärung bitte von Ihrem Datenschutzberater prüfen.